하지 않아도 되는 노력은 하지 않는다
최소한의 일로 최대한의 성과를 뽑아내는 우선순위 판단의 기술

더 효율적으로 일하고 더 높은 성과를 내고 싶은 일잘러들의 필독서, 《일의 80%를 줄이는 방법》이 도서출판 푸른숲에서 출간되었다. 이 책은 일의 80%를 줄일 수 있다는 혁신적인 해결책을 제시한다. 저자는 결코 우리가 부족하거나 무능력해서가 아니라 일이 너무 많은 것이라고 말하며, 극강의 효율로 정해진 시간 내에 최고의 성과를 낼 수 있는 선택과 집중의 기술을 하나하나 알려준다. 결국 업무 관리란 한정된 시간을 효율적으로 쓰는 것이다. 무엇을 하지 않을지 선택하면 무엇을 해야 할지가 분명해진다. 이 책을 읽고 나면, 쓸데없는 일에는 시간도 노력도 쏟지 않고 최고의 효율을 낼 수 있을 것이다.

“당신이 무능력한 것이 아니라 일이 너무 많은 겁니다”

왜 일은 해도 해도 줄지 않을까? 당장 맡은 업무도 많은데, 업무 지시는 끊임없이 내려온다. 어느새 할 일은 잔뜩 쌓여 있고 늘 시간에 쫓긴다. 과연 당신의 과로와 심리적 부담감은 타당한 것일까? 일을 많이 해도, 열심히 해도, 그러느라 소진되어도 높은 성과를 내는 데에는 하등 도움이 되지 않는다면? 이 책의 저자 이다 요시히로는 당신이 무능력한 것이 아니라 일이 너무 많은 것이 문제라며 명쾌하게 문제를 정의하고, 지금 하는 일의 80%를 줄이라는 혁신적인 해결책을 제시한다. 저자는 국내외 다양한 기업에서 다양한 문화권의 사람들과 일하며 소프트웨어 개발 프로젝트부터 마케팅 책임자까지 폭넓은 업무를 수행했다. 현재는 연간 100건이 넘는 업무 관리 컨설팅을 진행하고 있다. 그렇게 다져진 노하우로 이 책은 말 그대로 ‘일의 80%를 줄여야 하는 이유’부터 ‘일의 80%를 줄이는 방법’까지 낱낱이 알려준다. 주어진 업무를 효율적으로 하는 방법부터 일을 잘하기 위해 꼭 필요한 부탁과 거절의 기술까지, 정해진 시간 내에 최고의 성과를 내는 비법을 소개한다.

“일 잘하는 사람은 ‘꼭 해야 할 일’과
‘하지 않아도 되는 일’을 잘 구별하는 사람입니다”

나름 성실하고 일 잘한다고 인정받았던 저자는 벤처기업에서 일하다가 글로벌 기업으로 이직하면서 완전히 새로운 환경을 마주하게 된다. 팀장이 ‘정시에 업무를 끝내고 성과를 낼 것’을 요구한 것이다. ‘근면’, ‘성실’과 같은 태도를 높이 쳐주던 전 직장과는 완전히 정반대의 주문이었다. 이후 바뀐 환경에 적응하면서 주어진 역할을 완수하고 성과를 내기 위해 지금까지의 업무 방식과 사고방식을 완전히 바꾸었다. 이전까지는 야근도 마다하지 않으며 시간과 노력의 양으로 밀어붙였다면, 이제는 ‘업무의 성과 가치’는 ‘업무의 질÷소요 시간’이라는 공식을 체화한 것이다. 즉 완벽을 추구하던 방식에서 속도를 중시하는 방식으로 기준을 180도 바꾸었다. 그러면서 삶을 뒤바꾼 중요한 사실을 깨달았다. 바로 일 잘하는 사람은 ‘꼭 해야 할 일’과 ‘하지 않아도 되는 일’을 잘 구별하는 사람이라는 사실이다. 정해진 시간 내에 결과를 내기 위해서는 최소한의 일로 최대한의 성과를 뽑아내는 ‘우선순위 판단의 기술’이 필수적이었다. 무작정 시간과 노력을 최대한으로 들여 일한다고 해서 좋은 결과가 나오지는 않는다. 필요한 것은 결단이었다.

‘원터치 패스’를 업무 신조로 삼아보자

우선순위 판단의 기술 제1원칙은 하지 않아도 되는 노력은 하지 않는 것이다. 저자는 모든 것을 내가 해야 한다는 생각은 착각이라고 말한다. 완벽하게 일을 처리하기 위한 과도한 노력이나 ‘이 정도는 해야지’라는 자의적 기준을 모두 버리고, 함께 일하는 상대방에게 기준을 맞추라는 것이다. 나에게 업무를 의뢰한 사람이 요구하는 것을 가능한 한 빨리, 최소한의 수준으로 제시한 후, 통과시킬지 수정할지에 대한 판단은 상대방에게 맡긴다. 이른바 ‘원터치 패스’가 관건이다. 긴 시간을 들여 ‘완벽한 100점’ 상태를 만드는 것보다 ‘적당한 70점’을 목표로 하고 일단 일에 착수함으로써 업무를 진척시키는 것이 중요하다. 절대 공을 계속 가지고 있으면 안 된다. 공을 받자마자 다른 사람에게 패스한다고 생각하면 쉽다. 그래야 업무가 제대로 돌아간다.

무엇을 하지 않을지 선택하면, 무엇을 해야 할지가 분명해진다
우리가 진정 추구해야 할 것은 단순히 뛰어난 업무 능력이 아니라 ‘나의 현명한 선택’이다. 무엇을 우선시하고 무엇을 버릴지에 대한 선택 말이다. 그렇다면 어떻게 현명한 선택을 할 수 있을까? 저자는 선택하는 힘을 단련하기 위한 ‘하지 않을 일 목록’ 작성법 또한 구체적으로 알려준다. 먼저 대전제는 스스로 그만두고자 하는 의지다. 애초에 하지 않아도 되는 일을 찾아낸다. 그리고 ‘이 일을 왜 해야 하는가?’라는 질문을 던져본다. 특히 관성적으로 하고 있는 일은 하지 않을 일 목록의 첫 번째 후보다. 지키지 못할 것은 무리하게 목록에 넣지 않는 것도 중요하다. 불필요한 압박은 성과에 전혀 도움이 되지 않는다. 목록을 쓸 때는 ‘SNS를 하지 않는다’가 아니라 ‘OO 작업이 끝날 때까지 SNS를 하지 않는다’처럼 구체적으로 쓰는 것이 중요하다. 이렇게 하지 않을 일 목록을 활용하다 보면 매일의 생활을 스스로 통제할 수 있다는 자신감이 싹튼다.

멀티태스킹은 중독일 뿐
생산성과 성과, 두 마리 토끼 잡으려면 한 번에 한 가지 일만 해야

동시에 여러 가지 업무를 하면 일을 잘하는 것처럼 여겨지곤 하는데 모두 허상에 불과하다. 스마트폰의 시대가 10년이 훌쩍 넘어가면서 우리의 뇌는 멀티태스킹에 절여졌다고 해도 과언이 아니다. 저자는 멀티태스킹을 하면 뇌는 반복적으로 작업을 전환하게 되고 이것이 뇌에 큰 부담을 준다고 말한다. 즉 ‘전환 비용’이 필시 발생한다는 것이다. 멀티태스킹은 중독과 같아서 쉽게 끊을 수 없겠지만 생산성과 성과를 모두 낮추는 멀티태스킹은 절대 피해야 한다. 이 과정에서 저자가 책에 소개한 ‘집중할 수밖에 없는 상황을 만드는 4가지 방법’을 활용하면 효과적이다.
첫째, 집중을 방해하는 요인을 찾아낸다. 휴대전화 알림, 어질러진 책상 등 다양한 방해 요인이 있을 수 있다. 둘째, 20분 규칙을 설정한다. 집중 시간은 자신에게 맞게 설정하되, 너무 길면 다른 일에 정신을 빼앗길 위험이 있으므로 30분 이내를 추천한다. 셋째, 같은 종류의 작업은 모아서 한다. 메일 회신은 하루에 몇 번씩 시간을 정해놓고 한꺼번에 하는 식이다. 넷째, 갑자기 떠오른 생각은 일단 메모해두고 나중에 처리한다. 지금 하는 일과 관계없는 다른 아이디어가 떠오르면 간단하게 메모한 다음 하던 일로 바로 돌아온다.
이 책은 성실한 완벽주의자들에게 ‘당신이 떠안고 있을 필요가 없는 80%의 일’이 무엇인지 짚어주고, 과도한 기준과 쓸데없는 업무를 버리는 구체적인 방법을 제시한다. 일을 못하는 것이 아니라 ‘해야 한다고 생각하는’ 일이 너무 많은 것이며, ‘이 정도는 해야지’라는 전제를 의심하라고 저자는 말한다. 최소한의 노력으로 최대 성과를 내게 만들어주는 업무 및 시간 관리의 교과서다.